Le site de Philip Morris est probablement le plus facile pour travailler.A titre d’exemple, nous allons faire une recherche à travers ce moteur de recherche.

Objectif de la recherche : déceler l’existence de documents démontrant que les cigarettiers ont mené précédemment ou non des études de marchés « ethniques » ou autres plans médias pour mieux cibler les minorités ethniques aux Etats-Unis.

Consigne complémentaire : Nous limiterons notre recherche à la population hispanique.

Par confort de travail, nous vous recommandons de vous connecter sur le site tout en suivant les instructions suivantes.

1. Adresse du site : http://www.pmdocs.com

2. Acceptez les termes et les conditions puis cliquez sur la mention « Continue »

3. Cliquez ensuite sur « Search Documents». La partie « Help Tutorials » vous permet d’obtenir des  instructions détaillées pour réaliser votre requête.

4. Tapez dans la barre de recherche « Search all fields » votre requête et cliquer sur la mention « Search ». Dans notre cas, nous tapons « Hispanic Consumer Market ».

Vous verrez alors apparaître le résultat sous cette forme :

Search Results : 4 document(s) match your query for « hispanic consumer market » 

Résultat : 1 document daté de 1998 correspond à notre requête et nous permet de voir à la lecture que Philip Morris a effectivement ciblé la population hispanique aux Etats-Unis en termes d’opportunités de marché et a établi un plan de communication adapté à cette cible.

Pour obtenir le document, cliquez sur PDF.

Les données qui apparaissent sur le site et, plus précisément les champs qui apparaissent sur la colonne de gauche sont appelés index « 4B » en référence au paragraphe du jugement du Tribunal du Minnesota spécifiant comment les compagnies de tabac devaient présenter leurs documents.

Ces champs ont été complétés par des clercs, greffiers, juristes …qui ont lu chaque document. Ils sont organisés de manière différente selon les sites de l’industrie (cf. Philip Morris, RJ Reynolds..).

Pour afficher l’ensemble des champs, cliquez sur la croix à gauche du titre du document.

Seuls ces champs indexés qui apparaissent sur la fiche sont interrogeables et susceptibles de donner une suite à une requête saisie dans la barre de recherche. Si « hispanic consumer market » apparaît à l’intérieur d’un document mais n’a pas été saisi comme mot clé, alors vous ne pourrez retrouver ce document de cette manière.

Parmi les champs à retenir ensuite :

A.    BATES NUMBER : Ce premier champ est le plus important. Chaque page des quelques 36 millions de pages archivées dans des entrepôts et sur le web a reçu un numéro unique. Les numéros sont séquentiels à l’intérieur d’un même document. Chaque copie d’un même document reçoit sa série de numéros d’identification. Le même document copié à d’autres compagnies de tabac a ainsi ses propres numéros. Pour télécharger le document, il vous faut cliquer sur ce numéro : dans notre exemple : 2079127617/7633.

Si un document ne fait qu’une page, il reçoit un seul numéro. S’il comporte plus d’une page, le premier et le dernier numéro sont indiqués : par exemple, 2079127617/7633. On peut de cette manière connaître le nombre de pages d’un document.

Le numéro BATES de la première page constitue en lui même un critère de recherche. En revanche, vous ne pourrez trouver le document si vous tapez le numéro BATES de la deuxième ou des pages suivantes.

Attention, il est important de souligner que chaque compagnie de tabac a des règles de recherche variables parce qu’elles utilisent des logiciels documentaires différents. (Les recherches sur les sites de Philip Morris, du Tobacco Institute et de Lorillard sont globalement similaires avec le logiciel de recherche Alta Vista.) A titre d’exemple, sur le site web de Philip Morris, vous pouvez entrer 2071510448 pour avoir le premier document. Sur le site de RJ Reynolds, il vous faut taper la référence sous la forme d’intervalle, même si le document ne fait qu’une page, soit 517759040-9040, si vous n’entrez que 517759040, vous n’aurez pas de réponse.

B.    MASTER ID : Ce second champ présente un grand intérêt. En effet, si vous entrez comme terme de recherche le premier numéro BATES listé (par exemple 2062978892/8915) à partir du premier document, vous allez souvent avoir d’autres documents liés au thème ou au contenu du document principal. Ces autres documents sont fréquemment tout aussi intéressants, voire plus. Le plus souvent, il s’agit de pièces jointes mentionnées dans le premier document mais non indexées d’après le mot clé de la recherche.

Il est également important de noter comment les saisies des index ont été effectuées. Par exemple, le terme « international » a pu être abrégé en « intl », et le terme « institution » en « inst ». Si l’on cherche « institution » dans certains cas, la recherche sera infructueuse selon que l’on aura tapé « institution » ou « inst ». De même, de nombreux sujets sont rentrés sous forme d’acronymes, la première lettre de chaque mot étant utilisée pour fabriquer un nouveau mot de référence, comme First Usual Brand Young Adult Smokers est fréquemment trouvé dans les titres de plan marketing sous le vocable FUBYAS. Les compagnies ont également utilisé des noms de code pour beaucoup de leurs projets et ces noms de code peuvent varier : « Operation Whitecoat », « Whitecoat Operation », « Project Whitecoat » fait référence au recrutement de scientifiques destinés à témoigner dans l’intérêt de l’industrie du tabac pour les sujets concernant le tabac et la santé.

Des erreurs dans la saisie des champs apparaissent aussi, y compris dans l’orthographe des noms. Si vous recherchez un mémorandum et que vous entrez comme terme « memorandum », il faut avoir à l’esprit qu’il existe de nombreuses manières de transcrire ce nom (« memorandum », mamorandum, memo, memeo, mo, moemorandum …), chaque recherche donnant des résultats différents plus ou moins complémentaires. Parmi les « trucs » à retenir pour contourner cette difficulté, la recherche tronquée : à la fin des trois premières lettres du mot, ajouter deux astérisques, soit « mem** ». Attention selon les sites, les règles concernant l’utilisation des astérisques peuvent différer ; reportez vous au service d’aide en ligne, rubrique « help ».

Recommandation : D’une manière générale, prenez le temps de lire les instructions figurant sur chaque site concernant les modalités de recherche. Par exemple, le site de RJ Reynolds fournit une rubrique « index term » qui indique toutes les possibilités d’orthographe d’un terme ou d’un nom si ce terme ou ce nom est listé de cette manière dans des documents.

C.    TYPE : Le type de document est utile pour une recherche « directe ». Ce champ mentionne si le document est un mémorandum, une lettre, une note, un rapport, une publication, un article, un plan, un e-mail, un télex, fax, un budget, et beaucoup d’autres types de documents encore avec leurs propres abréviations ;

« invoice » and « pay request » donnent souvent des résultats concernant des chèques annulés réglés à quelqu’un comme un consultant ;

« diary, calendar et datebook » fournissent des programmes de déplacements et de réunions.

Attention, à nouveau, RJ Reynolds a 129 catégories de « Type » qui ne sont pas similaires à celles de Philip Morris.

L’un des types de documents utile est l’organigramme, abrégé en « orch ». Si vous trouvez un salarié de Philip Morris qui a écrit un important mémo et si vous voulez connaître sa fonction ou sa position dans la société, tapez : « (nom de la personne) & orch ».

D.    AUTHOR : Si vous saisissez simplement le nom de Hirschhom, scientifique (« hirschhorn ») lors de votre recherche initiale, vous aurez 155 documents référencés, nombre d’entre eux faisant référence à des publications scientifiques dont Hirschhorn est l’auteur.

Si vous voulez retrouver les lettres qu’une personne (p) qui s’appelle Rylander (scientifique financé secrètement par l’industrie du tabac) a pu écrire alors vous allez saisir « pauthor:rylander & letter ».

De même, pour rechercher :

– une personne destinatrice d’une lettre, tapez : precipient 🙁 nom de la personne) & letter ;

– une personne mise en copie sur une lettre, tapez : pcopied : (nom de la personne) & letter ;

– une personne citée dans une lettre, tapez : pmentioned : (nom de la personne) & letter.

E.    TITLE et AREA : deux champs parmi les plus utiles pour avoir des informations sur ce que recèle ce document.

F.    CHARACTERISTICS : Dans ce champ, on peut trouver les mentions de « marginalia » ou « handwritten » ou encore « confidential » ou « attorney work product » autant de termes qui peuvent aider à la recherche de documents secrets, dépositaires de révélations importantes.

Les annotations en marge des documents sont souvent aussi importantes que les documents eux-mêmes. Les documents qui ne sont pas en anglais sont classés dans ce champ, sous le vocable « fl … » foreign language, soit par exemple : « flge » pour les documents en langue allemande, « flfr » pour les documents en français …

G.    DATE POSTED : Ce champ renvoie à la date où ce document a été placé par Philip Morris pour la première fois sur le site internet.

H.    LITIGATION USAGE : Ce champ fait référence aux procédures qui ont permis de mettre à jour ce document.